📋 دليل شامل | مستندات الوكالة
مستشار قانوني
المستندات المطلوبة لتوثيق الوكالة في الإمارات هي وثيقة هوية أصلية سارية لكل طرف، وإثبات صلاحية التوقيع إذا كان الموكِّل شركة، ومستندات داعمة تطابق الصلاحيات الممنوحة، وترجمة معتمدة لأي مستند بلغة غير العربية. ويقرر كاتب العدل القائمة النهائية، لذلك تأكد منها قبل الموعد. يشرح هذا الدليل كل فئة، والرسم الرسمي في دبي، والمدد المعلنة، وأكثر أسباب إعادة الطلب شيوعاً. وللتعرف على أنواع الوكالات راجع أنواع التوكيل في الإمارات.
المعلومات الواردة في هذا المقال ذات طابع عام وتثقيفي ولا تُعد استشارة قانونية، ولا تنشأ بها علاقة موكِّل بمحامٍ. المتطلبات قد تختلف بحسب الحالة والجهة المختصة، وقبول المستند النهائي يرجع إلى الجهة التي سيُقدَّم إليها.
ما المستندات التي يطلبها كاتب العدل لتوثيق الوكالة؟
التوثيق لدى كاتب العدل والتصديق خطوتان مختلفتان. يتحقق كاتب العدل المختص من هوية الموكِّل وتوقيعه، أما التصديق من وزارة الخارجية والسفارات فيثبت صحة المستند الموثَّق لاستخدامه خارج الدولة. وتساعد Instant POA في الإعداد والترجمة والتقديم والتنسيق، بينما يوثّق الوكالةَ كاتبُ العدل التابع للجهة المختصة في الإمارات.
مستندات الأفراد
يعدّ جدول المخالفات الخاص بكتّاب العدل في دبي معالجة الطلب دون التحقق من الهوية والأهلية القانونية والرضا مخالفة، لذلك توقّع هذه الفحوص (قرار المجلس التنفيذي رقم 72 لسنة 2025، الجدول 3). جهّز عملياً ما يلي:
- وثيقة هوية أصلية سارية للموكِّل. ويتوقف قبول الوثيقة على إقامة الموكِّل وجنسيته، وأشهر الأمثلة الهوية الإماراتية أو جواز السفر.
- البيانات الشخصية كما ستظهر في الوكالة: الاسم الكامل كما في الهوية والعنوان ورقم الجوال والبريد الإلكتروني.
- بيانات الوكيل: الاسم الكامل ورقم الهوية كما في وثيقته تماماً، لأن كاتب العدل يسجل بيانات كل طرف.
مستندات الشركات
عندما تمنح الشركة الصلاحية، يجب أن يقتنع كاتب العدل بأن الموقِّع مفوَّض. وتُطلب من الشركات عادةً المستندات التالية، وللاطلاع على نطاق الصلاحيات راجع وكالة تأسيس شركة في الإمارات.
- رخصة تجارية أو سجل تجاري ساريان.
- وثيقة هوية المدير أو المفوَّض بالتوقيع.
- قرار مجلس إدارة أو خطاب تفويض يؤكد أن هذا الشخص يملك منح الصلاحية.
- عقد التأسيس أو النظام الأساسي عندما يطلبه كاتب العدل.
مستندات إضافية بحسب نوع الوكالة
🏠 الوكالة العقارية
مستندات تحدد العقار، مثل سند الملكية أو عقد البيع. وتجد تفاصيل نوع الوكالة في دليل مبسّط لأنواع الوكالات القانونية.
🏢 الوكالة التجارية
رخصة نشاط سارية ومستندات تحدد النشاط التجاري الذي سيتولاه الوكيل.
👤 الوكالة الشخصية
وثائق هوية الطرفين وبيانات تحدد المهمة الواحدة، مثل مركبة أو معاملة مصرفية.
متطلبات الترجمة المعتمدة
اللغة العربية هي لغة العمل لدى الجهات الرسمية في الإمارات. وفي مسار التصديق عبر شركة التوصيل لدى وزارة الخارجية يجب أن يكون الأصل بالعربية أو الإنجليزية أو مترجماً ترجمة قانونية (خدمة تصديق المستندات، وزارة الخارجية). ويجب أن تكون الترجمة المعتمدة دقيقة وتستخدم المصطلحات القانونية الصحيحة وتحمل ختم المترجم وتوقيعه. وفي دبي لتصديق توقيع المترجم رسم رسمي مستقل يرد في الجدول أدناه. اسأل كاتب العدل عن المترجمين الذين يقبلهم قبل الطلب.
مستندات الوكالة عندما يكون الموكِّل خارج الدولة
تمر الوكالة الموقَّعة خارج الإمارات عادةً بسلسلة تصديق، راجع سلاسل التصديق في الإمارات. وكما تبيّن صفحة سفارة الدولة في لندن بالنسبة للمستندات البريطانية، تصدّق وزارة خارجية الدولة المصدِّرة أولاً، ثم تصدّق سفارة الإمارات أو قنصليتها هناك. وبعدها يؤكد كاتب العدل في الإمارات أو الجهة المستلمة ما إذا كانت هناك خطوات أخرى مطلوبة مثل ترجمة معتمدة إلى العربية.
والعكس صحيح: الوكالة الموثَّقة في الإمارات لاستخدامها خارج الدولة تُصدَّق من وزارة الخارجية ثم من سفارة دولة الوجهة، انظر تصديق السفارات والقنصليات. ولا تُقبل الوكالة في كل الدول تلقائياً، فلكل دولة وكل جهة مستلمة متطلباتها. وللتفاصيل العامة راجع خدمات التصديق.
التقديم الإلكتروني أو الحضوري
في نظام الكاتب العدل الإلكتروني التابع لوزارة العدل يقدّم المتعامل الطلب عبر الإنترنت، ويعاين كيف سيظهر لكاتب العدل ثم يرسله للمراجعة. بعدها تُجرى مكالمة مع مقدم الطلب وجميع الأطراف، ويتم التوقيع بعد إذن كاتب العدل (دليل المستخدم لنظام الكاتب العدل الإلكتروني، وزارة العدل). ويدرج النظام الوكالة والوكالة الرقمية ضمن أنواع المستندات.
وفي الحضور الشخصي يحضر الموكِّل مكتب كاتب العدل ومعه المستندات الأصلية. وتُنظَّم الخدمات التوثيقية بحسب الإمارة: ففي دبي تعمل بموجب القانون رقم (4) لسنة 2013 بشأن الكتّاب العدل في إمارة دبي ومحاكم دبي، وللإمارات الأخرى دوائرها القضائية أو تستخدم نظام وزارة العدل. وقد تختلف الإجراءات قليلاً، فتحقق من إمارتك.
الرسوم الرسمية لتوثيق الوكالة في دبي
الرسوم أدناه محدّثة حتى أكتوبر ٢٠٢٦ وفق قرار المجلس التنفيذي لإمارة دبي رقم (72) لسنة 2025 المعدِّل للقرار رقم (4) لسنة 2014، وقد تتغير — يُرجى التحقق من المصدر الرسمي. وهي تسري على كتّاب العدل الحكوميين في دبي. أما كاتب العدل الخاص فيتقاضى رسوماً يحددها مدير محاكم دبي، لذلك لا ترد هنا. ولا ترد رسوم تصديق وزارة الخارجية، إذ تحيل الوزارة إلى دليل التصديقات الخاص بها.
| الخدمة | الرسم (درهم) | الجهة | المصدر الرسمي |
|---|---|---|---|
| تصديق وكالة عامة أو خاصة | 100 عن كل توقيع يُصدَّق | كاتب العدل الحكومي في دبي | الجدول 1، البند 4 |
| إدخال بيانات المعاملة إلكترونياً | 100 عن تسجيل بيانات كل طرف | كاتب العدل الحكومي في دبي | الجدول 1، البند 14 |
| تصديق توقيع المترجم | 25 عن كل صفحة من الأصل | كاتب العدل الحكومي في دبي | الجدول 1، البند 6 |
| حضور كاتب العدل خارج مقر عمله | 100 إذا تعذّر تنقّل المتعامل أو كان عمره 60 عاماً فأكثر أو كانت امرأة في عدة الوفاة؛ و1,000 لغيرهم | كاتب العدل الحكومي في دبي | الجدول 1، البند 15 |
النص الإنجليزي للقرار ترجمة تسهيلية، وعند التعارض يُعتد بالنص العربي.
خطوات توثيق الوكالة
وفق الإجراءات المعلنة، تسير المعاملة كما يلي.
أين: قبل التقديم. المطلوب: أن تطابق الصلاحيات المعاملة. من يوقّع: لا أحد بعد.
أين: كاتب عدل حكومي أو خاص في محاكم دبي، أو كاتب عدل إمارة أخرى، أو الكاتب العدل الإلكتروني لوزارة العدل. المطلوب: الحجز أو تسجيل الدخول للقناة. من يوقّع: لا أحد بعد.
أين: رفع إلكتروني أو حضورياً. المطلوب: وثائق الهوية ومستندات الشركة والمستندات الداعمة وترجمة معتمدة عند اللزوم. من يوقّع: لا أحد بعد.
أين: مكالمة مرئية أو حضورياً. المطلوب: وثائق الهوية الأصلية. من يوقّع: كاتب العدل يتحقق من الهوية والأهلية والرضا.
أين: أمام كاتب العدل. المطلوب: سداد الرسم الرسمي. من يوقّع: الموكِّل أمام كاتب العدل (وفي دبي يُحتسب الرسم عن كل توقيع).
أين: وزارة الخارجية إلكترونياً عبر الهوية الرقمية UAE PASS ثم سفارة دولة الوجهة. المطلوب: الأصل الموثَّق. من يوقّع: تضع وزارة الخارجية والسفارة تصديقهما.
مدة توثيق الوكالة
تعلن وزارة الخارجية مدد خدمة التصديق، وقد تحققنا منها في أكتوبر ٢٠٢٦ على صفحة تصديق المستندات. وهي مدد خدمة معلنة لا وعود، ولا تشمل مرحلة كاتب العدل.
| المرحلة | المدة المعلنة |
|---|---|
| التصديق الرقمي لدى وزارة الخارجية على مستند رقمي صادر في الإمارات | خلال ساعتين أثناء ساعات العمل الرسمية |
| التصديق عبر شركة التوصيل داخل الإمارات | من يوم إلى 3 أيام عمل حسب شركة التوصيل |
| التصديق عبر شركة التوصيل لمستندات خارج الإمارات | نحو 7 أيام عمل حسب شركة التوصيل |
ولا تعلن جهة رسمية مدة لمرحلة كاتب العدل. وعملياً تطولها أمور مثل نقص الأصل، وانتهاء صلاحية وثيقة الهوية، ونقص الترجمة، واختلاف الاسم بين المستندات، والعطل الرسمية.
أسباب إعادة الطلب وكيف تتجنبها
هذه أنماط متكررة مرتبطة بمتطلبات منشورة، وليست حالات فردية.
- تعذّر التحقق من الهوية أو الأهلية أو الصلاحية. يجب أن يتحقق منها كاتب العدل، فأحضر وثيقة الهوية الأصلية، وللشركة ما يثبت أن الموقِّع يملك منح الصلاحية.
- البيانات المدخلة لا تطابق المستند. ترفض وزارة الخارجية الطلبات التي تختلف تفاصيلها عن المستند، فانقل الأسماء والأرقام كما هي.
- المستند غير أصلي أو معدَّل. قدّم الأصل، فلا تُقبل صور المستندات ولا الملفات المعدَّلة للتصديق.
- اختيار جهة إصدار أو نوع مستند غير صحيح. اختر الجهة التي أصدرت المستند فعلاً.
- لم يُوثَّق المستند أو يُصدَّق أولاً من الجهة المختصة، أو ليس بالعربية أو الإنجليزية ولا مترجماً ترجمة قانونية. وتشترط وزارة الخارجية كذلك ألا يكون المستند مغلفاً حرارياً.
الوكالة العامة والخاصة: مقارنة المستندات
| الوكالة العامة | الوكالة الخاصة | |
|---|---|---|
| النطاق | صلاحية واسعة في عدة شؤون قانونية أو مالية | مهمة أو معاملة واحدة محددة |
| المستندات | وثائق هوية الطرفين والبيانات الشخصية | المستندات نفسها مع المستندات المرتبطة بالمهمة، مثل سند الملكية أو الرخصة التجارية |
| الاستخدام المعتاد | إدارة الشؤون بصورة مستمرة | بيع عقار أو توقيع عقد أو معاملة مصرفية واحدة |
وللنطاق والصلاحية والإلغاء راجع دليل مبسّط لأنواع الوكالات القانونية.
هل تحتاج مساعدة في مستندات وكالتك؟
تساعدك Instant POA في إعداد الوكالة وترجمتها وتقديم الطلب.
كيف تساعدك Instant POA
تساعدك Instant POA في إعداد المسودة ومراجعة قائمة مستنداتك وتنسيق الترجمة المعتمدة وتقديم الطلب. ويتولى كاتب العدل، لا Instant POA، توثيق المستند. وللاطلاع على تفاصيل الخدمة تواصل معنا مباشرة.
الأسئلة الشائعة
ما المستندات المطلوبة لتوثيق الوكالة في الإمارات؟
تحتاج عادةً إلى وثيقة هوية أصلية سارية للموكِّل، وبيانات الوكيل كما في وثيقته، ومستندات داعمة تطابق الصلاحيات الممنوحة، مثل سند الملكية في الوكالة العقارية. وتضيف الشركات رخصتها التجارية وما يثبت صلاحية الموقِّع. ويؤكد كاتب العدل القائمة النهائية لكل حالة قبل التوقيع، وقد يطلب مستندات إضافية.
هل أحتاج الهوية الأصلية أم تكفي نسخة؟
أحضر الأصل. فعلى كاتب العدل التحقق من الهوية والأهلية القانونية والرضا قبل تصديق الوكالة، ويجري هذا الفحص على الوثيقة الأصلية لا على صورتها. وقرار الاحتفاظ بنسخة في الملف يعود لكاتب العدل، وقد يختلف المطلوب بحسب الإمارة وقناة التقديم، فاسأل عنه عند حجز الموعد أو جلسة المكالمة المرئية.
ما المستندات التي تحتاجها الشركة للوكالة؟
تُطلب من الشركة عادةً رخصة تجارية سارية، ووثيقة هوية الشخص الموقِّع، وقرار مجلس إدارة أو خطاب تفويض يثبت أن هذا الشخص يملك منح الصلاحية. وقد يطلب كاتب العدل كذلك عقد التأسيس أو النظام الأساسي. تأكد من القائمة الدقيقة مع كاتب العدل أولاً.
هل الترجمة المعتمدة إلزامية لمستندات الوكالة؟
اللغة العربية هي لغة العمل لدى الجهات الرسمية في الإمارات، ويقبل التصديق عبر شركة التوصيل لدى وزارة الخارجية الأصول بالعربية أو الإنجليزية أو المترجمة ترجمة قانونية. وينبغي ترجمة المستند بأي لغة أخرى لدى مترجم معتمد قبل التقديم. واسأل كاتب العدل أو الجهة المستلمة عن المترجمين والصيغة المقبولة.
هل يمكن تقديم جواز السفر بدل الهوية الإماراتية؟
يتوقف ذلك على إقامة الموكِّل وجنسيته، ويقرر كاتب العدل وثيقة الهوية التي يقبلها. وعادةً يُطلب من المقيمين الهوية الإماراتية، ومن الزوار وغير المقيمين جواز السفر. تحقق من كاتب العدل قبل الموعد، وتأكد من أن الوثيقة سارية وبياناتها مطابقة لبقية مستنداتك، ليُقبل ما تحضره دون تأخير.
ماذا يلزم إذا كان الموكِّل خارج الدولة؟
يوقّع الموكِّل الوكالة في بلد إقامته، وتصدّقها وزارة خارجية ذلك البلد، ثم سفارة الإمارات أو قنصليتها هناك. بعدها يؤكد كاتب العدل في الإمارات أو الجهة المستلمة ما إذا كانت هناك خطوات أخرى أو ترجمة معتمدة إلى العربية. وأبقِ نسخة من جواز سفر الموكِّل جاهزة للملف.
الخلاصة
تتلخص المستندات المطلوبة لتوثيق الوكالة في هوية موثَّقة، وإثبات للصلاحية، ومستندات داعمة تطابق الصلاحيات، وترجمة عند اللزوم. راجع القائمة مع كاتب العدل، وجهّز الأصول، وخطّط للتصديق إذا ستُستخدم الوكالة خارج الدولة. الخطوة التالية: راسل Instant POA على واتساب بنوع وكالتك لنساعدك في تجهيز الملف.
المصادر
- قرار المجلس التنفيذي لإمارة دبي رقم (72) لسنة 2025 — بوابة التشريعات في دبي (dubai.gov.ae): الرسوم وقواعد كتّاب العدل. تم التحقق في أكتوبر ٢٠٢٦.
- خدمة تصديق المستندات — وزارة الخارجية (mofa.gov.ae): المتطلبات ومدد الخدمة. تم التحقق في أكتوبر ٢٠٢٦.
- دليل المستخدم لنظام الكاتب العدل الإلكتروني — وزارة العدل (moj.gov.ae): خطوات التوثيق الإلكتروني. تم التحقق في أكتوبر ٢٠٢٦.
- سفارة الدولة في لندن: معلومات التصديق — وزارة الخارجية (mofa.gov.ae): سلسلة تصديق المستندات الأجنبية. تم التحقق في أكتوبر ٢٠٢٦.
فراس هو خبير في معاملات الكاتب العدل في دولة الإمارات. يكتب محتوى متخصص يهدف إلى شرحها الإجراءات وتبسيطها بأسلوب واضح وعملي، بما يساعد الأفراد ورواد الأعمال والشركات على فهم متطلبات معاملاتهم واتخاذ الخطوات الصحيحة بثقة. ويحرص من خلال مقالاته على الجمع بين الدقة، الفائدة التوعوية، والتركيز على الحلول السريعة والموثوقة.
